O jaką dokumentację należy zadbać przed rozpoczęciem windykacji dłużnika z Niemiec?

Wiele firm transportowych w Polsce realizuje zlecenia na rynku niemieckim. Często spotykamy się z przypadkami, gdzie niemiecki kontrahent zwleka z płatnościami.

Odzyskanie należności u naszych zachodnich sąsiadów wymaga spełnienia kilku formalnych wymogów. Niemieckie przepisy regulują windykację bardzo szczegółowo, dlatego, zanim będziemy mogli podjąć działania, potrzebujemy od Ciebie odpowiedniej dokumentacji. Jakie dokumenty warto przygotować?

Podstawowe dokumenty potrzebne do windykacji

Do rozpoczęcia jakichkolwiek działań i rozmów z dłużnikiem konieczne jest dostarczenie:

• faktury, dokumentującej wysokość zobowiązania
• zlecenia przewozowego, potwierdzającego zakres świadczonej usługi
• listu przewozowego, jako dowodu na wykonanie transportu
• potwierdzenia wysłania faktury do kontrahenta.

Co ważne faktura w momencie zgłoszenia musi być wymagalna i przeterminowana, czyli musi minąć termin płatności wskazany w umowie.

Każda dodatkowa dokumentacja związana ze sprawą, taka jak korespondencja mailowa czy inne pisemne uzgodnienia z dłużnikiem, może pomóc nam odpowiednio udokumentować roszczenie i skutecznie negocjować z dłużnikiem.

Dokumenty w przypadku noty obciążeniowej

Jeśli sprawa dotyczy noty obciążeniowej, będziemy potrzebować więcej informacji.

Nota to dokument pozwalający ubiegać się od kontrahenta o zwrot pieniędzy za straty finansowe poniesione podczas wykonywania zlecenia. Dotyczy to na przykład anulowania transportu, przestojów i opóźnień, czy zmian w warunkach przewozu po uzgodnieniu transportu.

W tej sytuacji należy przedstawić:

• dokument pierwotnego zlecenia transportowego
• dowody wskazujące wysokość naliczonej opłaty oraz ją uzasadniających, mogą to być nawet rozmowy mailowe czy czatowe
• potwierdzenie akceptacji przez kontrahenta noty i jej wysokości, wystarczy nawet SMS
• potwierdzenie dostarczenia noty do dłużnika.

Nota musi być wymagalna i przeterminowana. Oznacza to, że minął termin płatności wskazany w umowie.

Masz problem z odzyskaniem należności?

Każda sytuacja jest inna, a dodatkowo wielu niemieckich dłużników nie reaguje na upomnienia wysyłane przez polskie firmy. Koniecznym może okazać się zasięgnięcie pomocy prawnej kancelarii z doświadczeniem w działaniu na niemieckim rynku. Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci odzyskać pieniądze.