Kto i w jakich sytuacjach wystawia notę obciążeniową w branży transportowej?

W branży transportowej najczęściej sięga się po notę obciążeniową w odniesieniu do:

• kar umownych zapisanych w zleceniach transportowych lub
• w przypadku opóźnień w płatnościach.

Jednak nie każda wystawiona nota jest zasadna i właściwie udokumentowana. Dlatego dobrze jest wiedzieć, czym dokładnie jest ten dokument i kiedy można go wystawić.

Co dokumentuje nota obciążeniowa

Nota obciążeniowa jest dokumentem księgowym. Potwierdza ona przychody lub koszty nieobjęte podatkiem VAT.
Wystawiając ten dokument, powinniśmy wiedzieć, że tak jak każdy inny dowód księgowy, nota musi być zgodna z zapisami Ustawy o rachunkowości. Dlatego powinna zawierać m.in.: opis operacji, jej wartość, dane stron czy numer dokumentu.
Każdy, kto został poszkodowany i poniósł stratę finansową w wyniku wykonania zawartej umowy, może być wystawcą noty księgowej (nazwę tę stosuje się zamiennie do noty obciążeniowej).

Kto i za co wystawia notę obciążeniową

Przewoźnik, spedytor czy odbiorca towaru – każdy z tych podmiotów może wystawić notę obciążeniową. Warunkiem jest poniesienie straty finansowej lub opóźnienia w płatności.

W branży transportowej często sięga się po notę w odniesieniu do poniesionych szkód w trakcie transportu lub dochodzenia roszczeń z tytułu kar umownych, zapisanych w zleceniach transportowych.

Zarówno prawo przewozowe, jak i konwencja CMR przenoszą odpowiedzialność za utratę, ubytek lub uszkodzenie przesyłki powstałe w trakcie przewozu na przewoźnika. Mówią o tym art. 17 konwencji CMR oraz art. 65 prawa przewozowego. Konwencja określa też wysokość odszkodowania, jakiego może domagać się poszkodowany.

Jednak w żadnym z tych aktów prawnych nie ma wyszczególnionych wszystkich przypadków, które można uznać za niewłaściwe wykonanie zlecenia przewozu. Dlatego zleceniodawcy stosują zapisy o karach umownych w zleceniach transportowych.

Odnoszą się one często do:

• opóźnień na załadunek lub rozładunek,
• anulowanie zlecenia
• neutralizacja dokumentów
• zakazu konkurencji.

Należy pamiętać, że zapisy kar umownych bywają czasami niezasadne, a nawet sprzeczne z prawem.

Kiedy przewoźnik nie ponosi odpowiedzialności za szkodę w transporcie

Przewoźnik może uniknąć płacenia odszkodowania pod warunkiem udowodnienia, że szkoda nie była z jego winy.

Oczywiście zarówno w prawie przewozowym, jak i w konwencji CMR, są wyłączenia dotyczące odpowiedzialności przewoźnika za utratę, ubytek, uszkodzenie lub opóźnienie w transporcie.

Prawo przewozowe w artykule 65 ust 2. określa, że:

Przewoźnik nie ponosi odpowiedzialności określonej w ust. 1, jeżeli utrata, ubytek lub uszkodzenie albo opóźnienie w przewozie przesyłki powstały z przyczyn występujących po stronie nadawcy lub odbiorcy, niewywołanych winą przewoźnika, z właściwości towaru albo wskutek siły wyższej.

Najwięcej wątpliwości może wzbudzać zapis odnoszący się do siły wyższej.

W rozumieniu prawa jest to:

zjawisko o charakterze nadzwyczajnym, któremu nie można zapobiec normalnymi środkami oraz które jest niemożliwe do przewidzenia.

Dobrym przykładem na zdefiniowanie siły wyższej jest pandemia koronawirusa. Na początku była uznawana za zdarzenie nieprzewidywalne oraz niecodzienne. Jednak z biegiem czasu oraz ze względu na wprowadzone rozwiązania, przestała być uważana za zjawisko nadzwyczajne. Przez co uniemożliwiała jednocześnie używanie jej jako przyczyny w rozgrywających się sporach.

Z kolei w przypadku wcześniej wspomnianej konwencji CMR obejmującej transport międzynarodowy, warunki wyłączenia winy przewoźnika znajdują się w artykule 17 ust 2.
Zapis mówi o tym, że odpowiedzialność może być zniesiona w momencie, gdy zaginięcie, uszkodzenie lub opóźnienie spowodowane zostało:

• winą osoby uprawnionej,
• jej zleceniem niewynikającym z winy przewoźnika,
• wadą własną towaru
• okolicznościami, których przewoźnik nie mógł uniknąć i których następstwom nie mógł zapobiec.

Jeżeli zaistniała utrata, ubytek czy uszkodzenie towaru w trakcie przewozu wykonywanego przez danego przewoźnika, a dodatkowo nie ma przesłanek, które usprawiedliwiłyby ten czyn, zleceniodawca ma możliwość wystawienia noty obciążeniowej.

Czy można się wyrazić sprzeciw do wystawionej noty

Otrzymanie noty księgowej oraz dochodzenie roszczeń, często budzi kontrowersje u strony, która została nią obciążona. Zdarza się, że kontrahenci nie zgadzają się z zaistniałą karą. W związku z tym nie regulują należności i domagają się jej usunięcia. Jednak żeby do tego doszło, muszą przedstawić odpowiednią dokumentację, która jasno i zasadnie potwierdza brak podstaw do dochodzenia takiego roszczenia.

Niestety, może zdarzyć się także, że nie uda się wystarczająco potwierdzić swoich racji.

Każdy przypadek związany z notą obciążeniową jest inny i każda ze stron ma swoje racje.

Dlatego dobrym rozwiązaniem jest skorzystanie z pomocy eksperta specjalizującego się w prawie transportowym międzynarodowym czy krajowym.

W TC Kancelarii Prawnej do każdej sprawy podchodzimy indywidualnie.

Dokładnie analizujemy dostępne dokumenty i fakty, aby zaproponować naszym klientom najkorzystniejsze rozwiązanie.