Skuteczne dostarczenie dokumentów transportowych

Dlaczego przewoźnicy nie otrzymują płatności pomimo wykonania zlecenia i wystawienia faktury? Powodem może być nieprawidłowe dostarczenie dokumentów potwierdzających wykonany transport.

W branży TSL podczas zawierania umów istotny jest czas. Polskie firmy transportowe współpracują z kontrahentami z różnych krajów UE, a umowy są spisywane w różnych językach. Dlatego już na samym początku warto ustalić sposób wysyłki dokumentów. Pozwoli to zaoszczędzić czas oraz nerwy związane z opóźnieniami w płatnościach.

Dostarczenie dokumentów zgodnie z umową

Jeszcze niedawno kary umowne za brak dostarczenia oryginalnych dokumentów drogą pocztową były częstą procedurą. Jednak wyroki sądowe wielokrotnie potwierdziły, że kary tego typu są zazwyczaj nieskuteczne. Kluczową kwestią umowy jest przede wszystkim terminowy transport towaru z jednego punktu do drugiego, a nie wysyłka dokumentów do 7 dni od jego wykonania. Jednak w umowie może być zawarta klauzula, mówiąca o dostarczeniu dokumentów drogą mailową lub poprzez portal internetowy. Może mieć ona następującą postać:

„Prosimy o przesłanie pocztą e-mail kompletnych pokwitowań dostawy (PODs) w postaci pliku PDF, natychmiast po zakończeniu transportu na adres potwierdzenia@nazwazleceniodawcy.com. Faktury i potwierdzenia dostaw przesłane pocztą nie będą akceptowane i zostaną zniszczone bez przetwarzania!“

Podobne zapisy stosują firmy spedycyjne, aby przyspieszyć proces płatności. Z uwagi na wcześniej stosowane metody i przyzwyczajenie przewoźnicy nadal wysyłają jednak dokumenty pocztą. Warto zauważyć, że przesłanie dokumentów przez portal lub na adres e-mail jest niekiedy konieczne do:

• samozafakturowania w systemie spedycyjnym,
• automatycznego wystawienia noty uznaniowej/ Gutschriftu z określonym terminem płatności.

Czy brak dostarczenia dokumentów może wiązać się z odmową zapłaty?

W odniesieniu do przepisów prawa, warto przypomnieć art. 4 Konwencji CMR.

Według zapisu, nieprawidłowość, utrata lub brak listu przewozowego nie ma wpływu na ważność umowy przewozu. Wobec tego wystawienie, a także późniejsze doręczenie listu przewozowego, nie jest tak istotnym elementem zlecenia jak:

• określenie wynagrodzenia przewoźnika,
• określenie przedmiotu przewozu,
• oznaczenie trasy przewozu.

W związku z tym, niedostarczenie dokumentów we wskazany sposób nie może wiązać się z odmową zapłaty, jeśli transport odbył się poprawnie.

Najpierw ustal, potem sprawdź

W sytuacji, gdy przewoźnik nie dostarczył dokumentów zgodnie z zapisami w umowie, jest on często zmuszony do udowodnienia swoich racji przed sądem.
By tego uniknąć, warto ustalić formę wysyłki dokumentów już na pierwszym etapie uzgadniania umowy. Należy także sprawdzić, czy zapis jest zgodny ze zleceniem oraz zweryfikować adres – fizyczny lub mailowy.

Warto również pamiętać, aby:

• w przypadku otrzymania Gutschriftu/noty uznaniowej sprawdzić, czy zgadza się numer rachunku bankowego oraz termin płatności,
• w razie wysyłki mailowej – otrzymać potwierdzenie przyjęcia dokumentów i sprawdzenia ich zawartości,
• w przypadku wysyłki przez portal – warto wykonać zrzut ekranu potwierdzający przesłanie dokumentów, a także upewnić się, że kontrahent je otrzymał.

Pomocny może okazać się również e-CMR, czyli elektroniczny list przewozowy. Umożliwia on podgląd dokumentu w czasie rzeczywistym i pozwala na bezproblemowy obieg dokumentów, bez konieczności wysyłania ich drogą pocztową. W efekcie uniemożliwia nakładanie kar za nieterminową wysyłkę, a także przyspiesza i ułatwia proces płatności.