Windykacja należności

Samo słowo windykacja pochodzi od łacińskiego vindicatio i oznacza dochodzenie roszczeń lub obronę konieczną. Co ciekawe, już w strukturach organizacyjnych Cesarstwa Rzymskiego funkcjonowała instytucja zajmująca się podejmowaniem prób odzyskania należności, które znalazły się w rękach osób nieupoważnionych.

Współcześnie mianem windykacji określa się proces dążenia do odzyskania własności z wykorzystaniem metod dopuszczonych prawem.

Wielu przedsiębiorców zastanawia się jednak: jak przebiega windykacja sądowa w Polsce.

Otóż w praktyce można wyróżnić dwa typy dochodzenia roszczeń:

• windykacja polubowna — zazwyczaj poprzedza wszczęcie postępowania sądowego, polega na wysyłaniu do dłużnika wezwań do zapłaty należności wraz z odsetkami,

• windykacja sądowa — odnosi się do sytuacji, w których nie ma możliwości nawiązania kontaktu z dłużnikiem i odmawia on współpracy. Wówczas należy uzyskać tytuł wykonawczy, który stanowi podstawę do przeprowadzenia egzekucji komorniczej.

Coraz częściej kontrahenci nie dotrzymują ustalonych terminów płatności lub nie spłacają wymaganych należności.

Gdy próby polubownego załatwienia sporu nie przynoszą oczekiwanego skutku, nie oznacza to jeszcze „przegranej sprawy”.

W takiej sytuacji kolejnym, naturalnym rozwiązaniem staje się windykacja sądowa, czyli dochodzenie należności w postępowaniu sądowym.

W sytuacji, gdy wezwania do zapłaty nie przyniosły rezultatu, a nierzetelny kontrahent nadal uparcie odmawia współpracy, konieczne staje się wszczęcie postępowania sądowego.

Decyzja o zwróceniu się o pomoc do wymiaru sprawiedliwości powinna iść w parze ze skorzystaniem z pomocy prawnika. Profesjonalna pomoc prawna często okazują się w takim momencie bezcenna z uwagi na obszerność i duży poziom skomplikowania regulacji ustawodawczych w zakresie ściągania wierzytelności. Można nawet zaryzykować stwierdzenie, że do prawidłowego i efektywnego dochodzenia zwrotu należności, niezbędne jest wsparcie prawników.

Windykacja sądowa najczęściej przebiega według poniższych etapów:

• zebranie dokumentów do pozwu — dokumenty potwierdzające istnienie roszczenia klienta tj. umowa, faktura, dokumenty potwierdzające wykonanie umowy,

• przygotowanie i wniesienie pozwu do sądu,

• wydanie przez sąd nakazu zapłaty/ wyroku,

• uprawomocnienie się nakazu zapłaty/wyroku (w przypadku braku sprzeciwu lub apelacji strony przeciwnej),

• złożenie wniosku o nadanie klauzuli wykonalności,

• egzekucja komornicza — rozpoczyna się od wniosku o wszczęcie egzekucji kierowanego do komornika.

Windykacja sądowa może się zakończyć na dwa sposoby:·

• wyegzekwowaniem pełnej należności,

  lub

• umorzeniem postępowania - w momencie braku szans na odzyskanie żądanej kwoty.

Warto pamiętać, że przedstawione etapy windykacji sądowej są jedynie zarysem najważniejszych kroków w staraniach o zwrot należności. W dowolnym momencie postępowania jest możliwość zawarcia ugody między stronami.

W Polsce sprawy dochodzenia należności mogą się odbywać przed sądem rejonowym lub okręgowym.

W przypadku, gdy sprawa jest nieskomplikowana pod kątem dowodowym i prosta do rozstrzygnięcia, kierowana jest najczęściej do rozpatrzenia w elektronicznym postępowaniu upominawczym (EPU). Mowa tu o sprawach bezspornych, które nie wymagają potwierdzenia dodatkowymi dowodami (np. zeznaniami świadków), a jedynie dokumentami, takimi jak umowa czy faktura VAT. Warunkiem jest też czas - od dnia wymagalności wierzytelności nie może upłynąć więcej niż 3 lata.

EPU z pewnością przyspiesza proces odzyskiwania długu. Koszty sądowe są niższe, a sam pozew składany jest elektronicznie. Jeżeli dłużnik skieruje sprzeciw w sprawie prowadzonej w EPU, wówczas postępowanie zostaje umorzone.

W takich przypadkach sprawę kieruje się do właściwego sądu rejonowego lub okręgowego najpóźniej w ciągu 3 miesięcy od daty umorzenia. Opłata sądowa wniesiona w ramach EPU pomniejsza opłatę, którą należy uiścić przed właściwym sądem powszechnym.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU – e-Sąd)

EPU to w pełni elektroniczna ścieżka dochodzenia należności, kierowana do Sądu Rejonowego Lublin-Zachód. Jest szczególnie efektywna w sprawach bezspornych, tj. takich, w których roszczenie wynika wprost z dokumentów (umowa, faktura, potwierdzenie wykonania usługi) i nie wymaga przeprowadzania dowodów osobowych.

Kluczowe cechy EPU:

• Pozew składany elektronicznie – brak konieczności składania tradycyjnie pism procesowych
• Wymagalność roszczeń – od dnia wymagalności nie może upłynąć więcej niż 3 lata. Należy jednak pamiętać o terminach przedawnienia z danej umowy, np. umowy przewozu, gdzie przedawnienie wynosi 1 rok.
• W razie wniesienia sprzeciwu przez dłużnika postępowanie ulega umorzeniu i trzeba złożyć pozew w formie tradycyjnej do właściwego sądu
• Jeśli powód wniesie pozew ponownie w ciągu 3 miesięcy od daty prawomocnego umorzenia EPU, zachowuje on skutki (np. przerwanie biegu przedawnienia) pierwotnego wniesienia pozwu.

Postępowanie nakazowe

Postępowanie nakazowe jest trybem szczególnym, w którym sąd wydaje nakaz zapłaty wyłącznie na podstawie dokumentów, bez wyznaczania rozprawy. Stosuje się je m.in. wówczas, gdy roszczenie wynika z weksla, czeku, zaakceptowanego przez dłużnika rachunku lub umowy.

Istotna przewaga: nakaz zapłaty wydany w postępowaniu nakazowym z chwilą wydania stanowi tytuł zabezpieczenia – wierzyciel może zatem już na tym etapie zabezpieczyć swoje roszczenie na majątku dłużnika, jeszcze przed uprawomocnieniem się orzeczenia.

Postępowanie upominawcze i zwykłe

W sprawach, które nie spełniają warunków EPU ani postępowania nakazowego, sąd rozpatruje pozew w postępowaniu upominawczym lub – przy bardziej skomplikowanym stanie faktycznym – w trybie zwykłym, z wyznaczeniem rozprawy. Właściwość sądu zależy od wartości przedmiotu sporu: do 100 000 zł właściwy jest sąd rejonowy, powyżej tej kwoty – sąd okręgowy.

Czas trwania windykacji sądowej jest zmienny i zależy od kilku czynników: trybu postępowania, zachowania dłużnika oraz obciążenia sądu. Orientacyjne ramy czasowe:

• EPU (bez sprzeciwu): 1-3 miesięcy od złożenia pozwu do uzyskania nakazu zapłaty

• Postępowanie nakazowe (bez zarzutów): 1–3 miesiące

• Postępowanie upominawcze lub zwykłe: 3–18 miesięcy, w zależności od stopnia skomplikowania sprawy

• Egzekucja komornicza: 1–12 miesięcy, zależnie od majątku dłużnika

W praktyce kluczowy wpływ na czas odzyskania należności ma jakość zebranej dokumentacji oraz doświadczenie pełnomocnika prowadzącego sprawę.

Solidna dokumentacja jest fundamentem skutecznego pozwu. W sprawach B2B niezbędne są w szczególności:

• Umowa (pisemna, mailowa lub dorozumiana – z potwierdzeniem jej zawarcia)

• Faktury VAT lub rachunki potwierdzające wysokość należności

• Dokumenty potwierdzające wykonanie umowy: protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumenty WZ, potwierdzenia dostawy

• Korespondencja z dłużnikiem: maile, pisma, wiadomości tekstowe – potwierdzające istnienie i uznanie długu

• Wezwania do zapłaty (z potwierdzeniem doręczenia)Im kompletniejsza dokumentacja, tym wyższe prawdopodobieństwo uzyskania nakazu zapłaty bez konieczności przeprowadzania rozprawy.

Prowadzisz firmę transportową, spedycyjną lub logistyczną i masz nieuregulowane wierzytelności od kontrahentów? Nie czekaj, aż roszczenie się przedawni. Nasi prawnicy ocenią Twoją sprawę, dobiorą optymalny tryb postępowania i będą reprezentować Cię na każdym etapie – od pozwu po egzekucję komorniczą.

Umów się na bezpłatną konsultację i dowiedz się, jakie masz szanse na odzyskanie należności.