Jak odzyskać dług od niemieckiego kontrahenta w spornej sprawie?

Współpraca z niemieckimi kontrahentami to codzienność dla wielu firm transportowych z Polski. Niestety, nawet przy starannej realizacji usług, zdarzają się sytuacje, w których faktury pozostają niezapłacone. A jeśli dodatkowo dłużnik kwestionuje należność, sprawa staje się sporna. Wtedy odzyskanie pieniędzy może okazać się skomplikowane.

Jak w takim przypadku powinno dochodzić roszczenia? Istotne jest zrozumienie specyfiki niemieckiego systemu windykacji i zastosowanie odpowiednich procedur, aby zwiększyć swoje szanse na sukces.

Nie każdy spór kończy się w sądzie

Zgodnie z niemiecką ustawą o pozasądowych usługach prawnych (Gesetz über außergerichtliche Rechtsdienstleistungen) windykacja polubowna przeznaczona jest zasadniczo dla roszczeń bezspornych. Innymi słowy, chodzi o sprawy, w których dłużnik nie zgłasza wobec wystawionej przez wierzyciela faktury żadnych zarzutów, a brak płatności wynika z okoliczności leżących po stronie zadłużonego.

W praktyce nie oznacza to jednak, że w przypadku spraw spornych należy od razu skierować się do sądu. Wręcz przeciwnie, wiele spraw spornych wciąż udaje się rozwiązać poprzez windykację polubowną. Skuteczność działań windykacyjnych w dużej mierze zależy od przedmiotu sporu, czy zgromadzonej przez wierzyciela i dłużnika dokumentacji. Kluczowa jest także wola dłużnika i wierzyciela do polubownego rozwiązania sprawy.

Przed podjęciem decyzji o skierowaniu sprawy na drogę sądową zawsze warto podjąć próbę wyjaśnienia sporu polubownie. Poza możliwością odzyskania należności bez ponoszenia kosztów dostarcza nam to również informacje, jakimi dokumentami i argumentami dysponuje strona dłużnika. W przypadku ewentualnego procesu sądowego taka wiedza pozwala nam lepiej przeanalizować sprawę pod kątem ryzyka.

Kiedy sprawa ma charakter sporny?

Sprawa jest sporna, gdy dłużnik zgłasza zastrzeżenia, np. do jakości usługi lub kompletności dokumentów. W branży TSL do najczęstszych przyczyn sporów należą:

• Opóźnienie w dostawach, np. z powodu niesprzyjających warunków pogodowych czy problemów z infrastrukturą drogową.
• Uszkodzenie towaru, np. podczas załadunku, transportu lub rozładunku.
• Niezgodności dokumentacyjne, np. brak odpowiednich podpisów na dokumentach przewozowych, brak wymaganych dokumentów.
• Niezgodności w fakturowaniu, np. błędy w stawkach, ilościach czy terminach płatności.
• Potrącenia i kary umowne za opóźnienia, brak dokumentów, korekty stawek.
• Anulowanie zlecenia przez jedną ze stron.
• Częściowa zapłata lub jej brak.

W takich przypadkach kluczowe jest zebranie wszelkiej dokumentacji potwierdzającej wykonanie usługi zgodnie z umową.​

Jak udokumentować sprawy sporne?

Skuteczna windykacja, zarówno polubowna, jak i sądowa, wymaga kompletnej dokumentacji. W przypadku spraw spornych to szczególnie istotne.

Jeżeli sprawa dotyczy na przykład noty za anulację transportu, aby udokumentować zasadność roszczenia, można przedstawić takie dokumenty jak:

• dokument pierwotnego zlecenia,
• dokumentację potwierdzającą wysokość naliczonej w nocie kwoty oraz jej zasadność (rozmowy mailowe, korespondencję czat itp.),
• dowód akceptacji noty/ jej wysokości przez stronę przeciwną (ustalenia mailowe, zapis rozmowy na czacie) bądź notę uznaniową wystawioną przez kontr.

Im lepiej udokumentujesz usługę i ewentualne rozbieżności, tym większa szansa na pozytywne rozstrzygnięcie sporu – już na etapie polubownym.

Działania polubowne

Jak już wspomnieliśmy, nawet w przypadku sprawy spornej warto zacząć od windykacji polubownej. W Niemczech jest to uznawane za standard i często już sama komunikacja z dłużnikiem na temat roszczenia okazuje się skuteczna. W ramach windykacji polubownej wysyłane są:

• Wezwanie do zapłaty: formalny dokument przypominający o zaległości.
• Monity elektroniczne: przypomnienia wysyłane drogą mailową.
• Kontakt telefoniczny: rozmowa z dłużnikiem w celu wyjaśnienia sytuacji.​

Warto pamiętać, że według niemieckiego prawa windykacja nie może być agresywna ani natarczywa. Każdy kontakt powinien być poprzedzony korespondencją pisemną, upomnieniem oraz zawierać jasne i konkretne informacje o roszczeniu.

Postępowanie sądowe

Jeśli mimo prób polubownego rozwiązania sprawy dłużnik nie reguluje należności, należy rozważyć postępowanie sądowe. W Niemczech dostępne są różne procedury:

• Postępowanie nakazowe (Mahnverfahren): uproszczona procedura sądowa, w której sąd wydaje nakaz zapłaty bez rozprawy.W przypadku postępowania nakazowego, jeśli dłużnik nie wniesie sprzeciwu w ciągu 14 dni od doręczenia nakazu, staje się on prawomocny i można rozpocząć egzekucję. ​
• Europejski Nakaz Zapłaty (ENZ): procedura transgraniczna umożliwiająca dochodzenie roszczeń w innych państwach UE.
• Postępowanie cywilne (Klageverfahren): standardowa procedura sądowa z pełną rozprawą

Egzekucja należności

Zdarza się, że nawet gdy postępowanie sądowe zakończy się na naszą korzyść i sąd wyda prawomocny nakaz zapłaty, dłużnik wciąż nie ureguluje należności. W takiej sytuacji sprawę możemy przekazać do egzekucji komorniczej.
W ramach egzekucji komorniczej w Niemczech wnioskujemy o następujące działania komornicze:

• Próba polubownego rozwiązania sprawy, wyznaczenie terminu na przysięgłe ujawnienie majątku
• Wniosek o ustalenie i zajęcie kont
• Wniosek do sądu o wydanie postanowienia o nakazie zatrzymania
• Wpis do rejestru dłużników lokalnego sądu

Warto jednak pamiętać, że proces egzekucji może być czasochłonny i kosztowny. Dlatego tak ważne jest jak najwcześniejsze podjęcie działań windykacyjnych.​

Rola TC Inkasso GmbH w procesie odzyskiwania należności

Należąca do nas firma windykacyjna TC Inkasso GmbH specjalizuje się w windykacji należności na terenie Niemiec. Dzięki temu oferujemy kompleksowe usługi, które obejmują:​

• Windykację polubowną: skuteczne przypomnienia i negocjacje z dłużnikiem.
• Przygotowanie dokumentacji sądowej: sporządzanie wniosków i pozwów.
• Reprezentację przed sądem: reprezentowanie klienta w postępowaniach sądowych.
• Egzekucję należności: współpracę z niemieckimi komornikami.​

Dzięki naszej znajomości niemieckiego prawa oraz procedur jesteśmy w stanie skutecznie odzyskać należności, minimalizując ryzyko i koszty dla naszych klientów.

Zapraszamy do kontaktu!