Dlaczego warto zabezpieczyć roszczenie i jak to zrobić?
Zabezpieczenie roszczenia to zajęcie części majątku dłużnika równej kwocie, którą jest on winien wierzycielowi.…
W badaniu przeprowadzonym przez Transcash „Płatności w branży transportowej 2019-2022” ponad połowa ankietowanych regularnie nie otrzymuje zapłaty na czas. Powoduje to utrudnienia w regulowaniu ich własnych zobowiązań.
Czasami zaspokojenie roszczenia może nastąpić już wyłącznie na drodze postępowania sądowego. Jednak kluczem do sukcesu jest wtedy właściwe jego udokumentowanie.
Próba odzyskania pieniędzy od kontrahentów może zakończyć się w sądzie. O tym, dlaczego windykacja sądowa jest dla nas nieocenioną pomocną pisaliśmy już w artykule Dlaczego warto korzystać z windykacji sądowej?
Na przebieg i końcowy rezultat postępowania sądowego kluczowy wpływ będzie miała dokumentacja dotycząca nieuregulowanych należności. Oczywiście uzyskanie wyroku zasądzającego w sprawie opartej o niepełną dokumentację lub jedynie zeznania świadków bądź stron również jest możliwe. Jednak jest ono zdecydowanie trudniejsze. Stąd pamiętajmy, by zachować dokumentację potwierdzającą zlecenie transportowe. W przypadku braku regulowania płatności przez kontrahenta umożliwi ona skuteczną windykację sądową i zaspokojenie roszczenia. A sama windykacja może być prowadzona w postępowaniu zwykłym, jak również w postępowaniu elektronicznym przed e-sądem.
Elektroniczne postępowanie upominawcze
Elektroniczne postępowanie upominawcze, czyli EPU lub e-sąd, jest zdecydowanie szybsze i tańsze niż postępowanie cywilne. Dotyczy ono zaspokojenie roszczenia w sprawach, w których zastosowanie mają przepisy wynikające z art. 505 28-505 37 kodeksu postępowania cywilnego.
Możemy dochodzić tu roszczeń od dłużników, którzy mają miejsce zamieszkania lub adres do doręczeń na terytorium Polski. Kolejny warunek – od dnia wymagalności wierzytelności nie może upłynąć więcej niż 3 lata. W przypadku spraw nieskomplikowanych dowodowo i prostych do rozstrzygnięcia, sąd wydaje nakaz zapłaty. Staje się on prawomocny, jeśli pozwany nie złoży sprzeciwu. W przeciwnym przypadku postępowanie zostaje umorzone. Wówczas wierzyciel może w terminie trzech miesięcy od dnia wydania postanowienia o umorzeniu, wnieść pozew o to samo roszczenie, załączając dowody potwierdzające to zobowiązanie do sądu rejonowego.
Warto wiedzieć, że wówczas opłata jest pomniejszana o koszt opłaty wniesionej do EPU.
Przewoźnik może skierować sprawę do sądu, gdy minął termin płatności za fakturę, a jego zleceniodawca nadal jej nie uregulował. Pierwszym krokiem jest wniesienie pozwu. Wraz z nim jesteśmy zobowiązani powołać wszystkie twierdzenia i dowody – co określa art. 4585 § 1 KPC. Precyzuje on również, że dowody przedstawione na późniejszym etapie postępowania mogą zostać pominięte przez sąd. Chyba że strona uprawdopodobni, że ich powołanie nie było możliwe albo że potrzeba ich powołania wynikła później. Pozwany przedstawia natomiast swoje dowody w odpowiedzi na pozew.
Z racji konieczności przedstawienia dowodów już na etapie wniesienia pozwu bardzo ważne jest, aby udokumentować wszelkie ustalenia dotyczące umowy przewozu i jej realizacji. Takie elementy jak: oznaczenie trasy przewozu, wynagrodzenia przewoźnika czy przedmiotu przewozu, powinny zostać potwierdzone pisemnie, mailowo lub za pomocą wiadomości sms.
Najważniejszymi dokumentami, stanowiącymi potwierdzenie roszczenia w postępowaniu sądowym są: zlecenie transportowe, list przewozowy, prawidłowo wystawiona faktura VAT oraz potwierdzenie jej doręczenia wraz z dokumentami transportowymi do zleceniodawcy w odpowiednim terminie.
Pomimo tego, że nie ma jednego wzoru zlecenia transportowego, powinno ono zawierać m.in. dane zleceniodawcy i przewoźnika, dokładne wskazanie miejsca załadunku i rozładunku, datę przeprowadzenia załadunku i rozładunku, rodzaj przewożonego towaru z określeniem jego wagi brutto, ilości, rozmiarów i sposobu pakowania, rodzaj użytego pojazdu, wynagrodzenie oraz termin płatności. Czasem jednak uproszczona wersja zlecenia transportowego zawiera jedynie datę, miejsce załadunku, rozładunku oraz wysokość przewoźnego.
W przypadku, gdy zleceniodawca przedstawił nam wielostronicowy dokument, obwarowany karami umownymi, zwróćmy uwagę na poprawność danych, określenie wynagrodzenia, czy sposobu, terminu i waluty, w której nastąpi płatność oraz rodzaj kwoty (netto/brutto). Jeśli treść zlecenia transportowego została stworzona przez zleceniodawcę, a my negocjowaliśmy wybrane warunku, wyraźnie zaznaczmy w dokumencie, że zostały uzgodnione inne zapisy, w tym na przykład termin płatności.
Warto również wiedzieć, że rolę zlecenia transportowego może pełnić także e-mail, sms czy rozmowa na komunikatorze. Ważne, żeby były tam niezbędne elementy umowy przewozu.
O tym, czym jest zlecenie transportowe, pisaliśmy już w artykule Zlecenie transportowe — zastosowanie, treść i warunki.
Zgodnie z art. 38 Prawa przewozowego list przewozowy potwierdza zawarcie umowy przewozu. Ale brak, nieprawidłowość lub utrata listu przewozowego nie wpływa na istnienie ani na ważność umowy przewozu. Dokument wydawany jest w 3 lub 4 egzemplarzach różniących się kolorem – dla nadawcy, odbiorcy, przewoźnika i dla celów administracyjnych.
W postępowaniu sądowym list przewozowy stanowi niezaprzeczalny dowód wykonania przewozu. Zawiera on nazwę i adres nadawcy, jego podpis oraz określenie placówki przewoźnika, zawierającego umowę, określenie rzeczy, masy, liczby sztuk przesyłki oraz sposobu opakowania i oznaczenia, miejsce dostarczenia oraz nazwę i adres odbiorcy. Dopuszczalne są także inne wskazania i oświadczenia, w tym na przykład sposób rozliczeń.
Jeżeli nie dysponujemy listem przewozowym, dokumentem potwierdzającym wykonanie przewozu może być „WZ” (Wydanie Zewnętrzne) lub inne potwierdzenie odbioru towaru.
Faktura VAT wystawiana w dwóch egzemplarzach – po jednym dla sprzedającego i kupującego.
Powinna zawierać numer, datę wystawienia, datę sprzedaży, dane podatnika i nabywcy wraz z numerem NIP oraz dane dotyczące usługi i jej wartość, uwzględniającą kwoty opustów lub obniżek. Faktura precyzuje nam także wartość usług w kwocie netto i brutto, stawkę podatku VAT oraz kwotę należności ogółem, a także termin płatności i walutę, w jakiej ma nastąpić płatność.
Adres, na który mają zostać wysłane dokumenty, jest zazwyczaj wskazany w zleceniu transportowym. Jeśli nie został on podany, a zleceniodawca nie odpowiada na próby kontaktu, najbezpieczniej będzie wysłać dokumenty na aktualny adres zleceniodawcy wskazany w KRS lub CEIDG. Bardzo ważne jest, by zachować potwierdzenie nadania faktury VAT do kontrahenta. Jest ono niezbędne do udowodnienia, że termin płatności minął. Zostało to sprecyzowane w Ustawie o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych.
Warto również pamiętać, że wystawienie korekty faktury VAT przesuwa nam termin płatności. Rozpoczyna on swój bieg na nowo od dnia wystawienia faktury korekty. Dla przykładu, jeżeli strony ustaliły termin płatności na 60 dni i wypada on w dniu 8 maja 2023 roku, to wystawienie korekty faktury VAT w dniu 7 maja 2023 roku powoduje, że termin płatności wynagrodzenia upływa po 60 dniach od tej daty, czyli druga strona zobowiązana jest do zapłaty do dnia 6 lipca 2023 roku.
Poza fakturą VAT, listem przewozowym czy zleceniem transportowym, przepisy kodeksu postępowania cywilnego dopuszczają także inne dokumenty jako dowody w postępowaniu sądowym.
Mogą być to na przykład: dokumenty otrzymane przy załadunku czy rozładunku, karty postojowe, potwierdzenia uiszczenia dodatkowych opłat czy wiadomości e-mail z opisanymi przez zleceniodawcę szczegółami zlecenia. Sąd może dopuścić również dowód z zeznań świadków.
Zgodnie z art. 45810 KPC ma to miejsce jedynie wtedy, gdy po wyczerpaniu innych środków dowodowych lub w przypadku ich braku, pozostały niewyjaśnione fakty istotne dla rozstrzygnięcia sprawy. Pamiętajmy, że smsy czy e-maile mają wyższą wartość dowodową niż rozmowy telefoniczne, których treść bywa bardzo trudna do ustalenia – szczególnie gdy druga strona jej zaprzecza.
Jeżeli udowodnimy, że umowa przewozu została zawarta, należycie wykonana, a następnie wystawiono poprawnie fakturę VAT i dostarczono ją do odbiorcy, sąd wyda wyrok uwzględniający roszczenie. Zostaje on następnie opatrzony klauzulą wykonalności. Wówczas rozpoczyna się postępowanie egzekucyjne, którego celem jest zaspokojenie roszczenia. Zarówno na etapie windykacji sądowej, jak i egzekucji, nieoceniona jest pomoc kancelarii prawnej ze stosownym doświadczeniem. W przypadku dobrego udokumentowania roszczeń kancelaria transportowa odzyska dług przed sądem, bez konieczności naszego stawiennictwa na rozprawie.