6 najczęstszych błędów przy windykacji dłużnika z Niemiec

Niemcy to najważniejszy partner handlowy Polski. Również dla firm z branży TSL, które każdego dnia realizują setki zleceń transportowych na trasach między naszymi krajami. Nic więc dziwnego, że w parze z dużą skalą współpracy idzie także spora liczba problemów związanych z opóźnionymi płatnościami czy niewypłacalnymi kontrahentami zza Odry.

Niestety, różnice prawne, językowe i kulturowe sprawiają, że wiele polskich firm popełnia te same błędy, które utrudniają, a czasem wręcz uniemożliwiają odzyskanie należności od kontrahenta z Niemiec.

Poniżej przedstawiamy 6 najczęstszych błędów popełnianych w trakcie windykacji należności od niemieckich kontrahentów. Sprawdź, czego unikać i zyskaj większą szansę na skuteczne odzyskanie swoich pieniędzy.

Błąd nr 1 Nie weryfikujesz kontrahenta przed rozpoczęciem współpracy

Najlepszą windykacją jest… prewencja. Zanim rozpoczniesz współpracę z nowym niemieckim kontrahentem, sprawdź go dokładnie: dane rejestrowe, opinie w branży, historię współpracy z innymi firmami. Warto skorzystać z usług wywiadowni gospodarczej, aby upewnić się, że firma nie ma problemów finansowych. Rzetelna weryfikacja to prosty sposób, by uniknąć problemów z płatnościami w przyszłości.

Błąd nr 2 Nie posiadasz wszystkich potrzebnych dokumentów

Bez solidnych dowodów potwierdzających dług trudno będzie odzyskać należności. Zadbaj o pisemne umowy, zlecenia, potwierdzenia wykonania usługi i korespondencję z kontrahentem. Nieraz zdarza się, że wierzyciel posiada podpisaną umowę, ale w trakcie postępowania windykacyjnego odkrywane są nieścisłości lub błędy w umowach, a to znacznie utrudnia dochodzenie roszczenia. Upewnij się, że twoja dokumentacja jest pełna i precyzyjna.

Błąd nr 3 Nie reagujesz od razu

Czas w windykacji gra na niekorzyść wierzyciela. Im dłużej zwlekasz, tym mniejsze są szanse na odzyskanie pieniędzy. Dłużnik może pogłębiać swoje problemy finansowe albo zniknąć z radarów. W Niemczech niektóre należności (np. w transporcie) przedawniają się już po roku, dlatego szybka reakcja ma kluczowe znaczenie. Nie czekaj zbyt długo, działaj od razu, gdy zobaczysz pierwsze opóźnienie.

Błąd nr 4 Ignorujesz różnice kulturowe i językowe

Windykacja w Niemczech to nie tylko kwestia przepisów, to także skuteczna komunikacja. Styl rozmów, forma wypowiedzi czy starannie dobrane sformułowania w języku niemieckim mają realny wpływ na efekty działań. Nieodpowiednie komunikaty mogą zostać zignorowane lub źle odebrane. Warto rozpocząć od profesjonalnych, jasno sformułowanych i konsekwentnych działań, najlepiej prowadzonych przez niemiecką kancelarię, której głos będzie miał realną wagę.

Błąd nr 5 Prowadzisz windykację samodzielnie, bez znajomości prawa i realiów rynku niemieckiego

Próby odzyskania długu „na własną rękę”, bez znajomości niemieckich przepisów, procedur i terminów, to częsty błąd. Wystarczy jedna formalna pomyłka, np. źle skonstruowane wezwanie do zapłaty lub nieznajomość terminu przedawnienia, aby znacznie zmniejszyć szanse na odzyskanie należności.
W dodatku, działając samodzielnie, łatwo nieświadomie zrazić niemieckiego dłużnika. Zbyt łagodne działania mogą zostać zlekceważone, a zbyt agresywne zamkną drogę do porozumienia.

Błąd nr 6 Używasz niewłaściwych lub nielegalnych metod windykacji

Wysyłanie pism z pogróżkami, uporczywe telefony, nękanie jest nie tylko nieskuteczne, ale w Niemczech surowo karane. Co więcej, nawet działania mieszczące się w granicach prawa mogą być nieskuteczne, jeśli nie są dostosowane do niemieckiej kultury prawnej i biznesowej.
W Niemczech kluczowe jest podejście nastawione na ugodę, nawet jeśli sprawa trafi do sądu, wciąż można zawrzeć porozumienie.

Windykacja w Niemczech to nie miejsce na eksperymenty

To często skomplikowany proces – zwłaszcza dla przedsiębiorców z Polski, którzy nie znają niemieckiego prawa, procedur i realiów prowadzenia sporów. Wystarczy mała omyłka, by znacznie utrudnić odzyskanie należności.
Dlatego warto działać z doświadczonym partnerem. Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci ocenić sytuację, zaplanować skuteczne działania i uniknąć kosztownych błędów. Mamy doświadczenie w windykacji transgranicznej, a współpraca z naszą niemiecką spółką zwiększa Twoje szanse na sukces.